Ansioso com a próxima reunião de negócios? Tantas coisas para discutir e tão pouco tempo? Se for esse o caso – nós entendemos! Preparamos uma lista prática que ajudará a deixar suas reuniões produtivas.
Quais são as regras para realizar uma reunião?
1 É importante ter uma estrutura clara em mente antes do início de sua reunião de negócios.
Você pode fazer um índice e adicioná-lo em seus slides ou desenhar um esquema simples em um quadro branco. Seja qual for a sua preferência, o mais importante é que todos saibam o que vai acontecer e quando.
2 Mantenha tudo breve e conciso
Parece tão óbvio e simples, mas poucos seguem este conselho!
Limitar os discursos individuais a 1-2 minutos. As reuniões de negócios NÃO devem ser monólogos.
Além disso, quando você compartilhar a sua opinião – vá direto ao ponto. “Tempo é dinheiro”. Lembre-se disso e não perca tempo com pequenos detalhes, que todos esquecerão imediatamente.
Não só isso… uma reunião de negócios bem planejada deve levar cerca de 30-45 minutos. Se sua reunião for muito longa, você só vai cansar as pessoas e perder sua atenção. Se você quiser saber por quê, leia este artigo sobre a magia das reuniões de 30 minutos.
3 Não abuse do PowerPoint e de recursos similares.
Se você precisar apresentar algo, lembre-se, slides são apenas auxílio visual.
Muito freqüentemente vemos que as pessoas levam isso longe demais e colocam grandes pedaços de texto em seus slides. Pior ainda é simplesmente ler o texto dos slides!
Os slides devem incluir menos texto possível. Foco no visual: imagens, gráficos, tabelas, etc.
Aqui está um artigo que descreve como criar apresentações atraentes em PowerPoint.
4 Você precisa resumir o conteúdo de sua reunião de negócios
Você pode escolher a moda antiga e tomar notas com caneta e papel. Alternativamente, você pode gravar sua reunião e transcrevê-la com a Amberscript. Embora a transcrição forneça um registro muito detalhado, não jogue fora todas as anotações!
Uma transcrição é um documento que capta o conteúdo de toda a reunião, enquanto suas anotações serão suas principais mensagens para levar para casa. Não só isso, mas também a sobreposição de discursos e ruídos (problemas usuais das reuniões de grupo) dificultam o reconhecimento das palavras por parte do software.
É aí que suas anotações serão úteis para fazer ajustes em sua transcrição ou recuperar qualquer informação perdida.
Mais conselhos para manter sua reunião de negócios efetiva
5 Não convide muita gente.
Mais pessoas não significa que mais trabalho será feito. Vamos pegar um exemplo da vida real. Você provavelmente já notou, que quando se trabalha em uma equipe de 2-3 pessoas – todos estão envolvidos em uma discussão e seguem uns aos outros.
Agora, e se você estivesse trabalhando com 10 pessoas? Pensar em grupo seria inevitável, o desempenho individual diminuiria e as responsabilidades se tornariam menos claras.
A mesma lógica se aplica às reuniões de negócios. Se você quiser uma discussão, onde todos participem e compartilhem sua opinião – você pode usar a “Regra das 2 Pizzas”.
Esta regra foi endossada por Jeff Bezos, o CEO da Amazon. Ela afirma que se uma equipe não pode ser alimentada com 2 pizzas – então o tamanho da equipe deve ser reduzido. É claro que isso simplifica demais os casos da vida real, mas serve para dar uma idéia. Quando possível, organize uma reunião entre 5-8 pessoas.
6 Jogue o jogo.
Jogue “Phone Stack” : as regras são simples. Você reúne todos os smartphones em um determinado lugar da sala. Quem pegar o telefone primeiro, deve pedir comida e bebida para todos.
Este jogo geralmente é jogado em restaurantes, mas uma reunião também é uma atividade social! Este é um ótimo método para desmotivar as pessoas a se distraírem em seus telefones, em vez de acompanhar a reunião.
7 Crie votos on-line.
Use Shakespeak! É muito simples de criar, mantém seu público envolvido e, caso o assunto seja controverso – todos os votos podem ser feitos anonimamente. Sem mencionar que ele se integra ao PowerPoint, de modo que você também pode criar um direito de voto em seus slides.
8 Prepare uma mensagem de followup para todos os que compareceram.
Primeiro, agradeça a todos por seu esforço e participação.
Em segundo lugar, compartilhe suas notas ou transcrições com seus colegas. Isso não só garantirá que todos estejam na mesma página, mas também servirá como um lembrete adicional para trabalhar nos pontos discutidos durante a reunião..
Por último, você pode usar alguns dos modelos existentes para enviar seus e-mails de follow up. Dê uma olhada em alguns exemplos, fornecidos pelo HubSpot.
Esperamos que você tenha aprendido algumas boas dicas que o ajudarão a organizar reuniões de negócios eficazes. Boa sorte!
