8 Tipps, um das Beste aus Ihrem Geschäftmeeting herauszuholen

Sind Sie nervös vor einem bevorstehenden Geschäftstreffen? Sie haben so viele Dinge zu besprechen und so wenig Zeit? Wenn das der Fall ist, können wir das gut verstehen! Aus diesem Grund haben wir eine Liste von Praktiken zusammengestellt, die Ihnen helfen, produktive Meetings zu organisieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Welche Regeln gibt es für ein erfolgreiches Meeting?
   1. Legen Sie sich vor Beginn des Meetings eine klare Struktur zurecht
   2. Halten Sie es kurz und prägnant
   3. Missbrauchen Sie PowerPoint und ähnliche Hilfsmittel nicht
   4. Fassen Sie den Inhalt Ihrer Meetings zusammen
   5. Transkribieren mit Amberscript
2. Weitere Ratschläge für ein effektives Business-Meeting
   1. Laden Sie nicht zu viele Teilehmer:innen ein
   2. Spielen Sie ein Spiel
   3. Erstellen Sie Online-Abstimmungen
   4. Bereiten Sie eine Follow-up-Nachricht für alle Teilnehmer:innen vor

Welche Regeln gibt es für ein erfolgreiches Meeting?

1. Legen Sie sich vor Beginn des Meetings eine klare Struktur zurecht

Sie können eine Agenda erstellen und es in Ihre Folien einfügen oder ein einfaches Schema auf ein Whiteboard zeichnen. Wie auch immer Sie vorgehen, das Wichtigste ist, dass alle wissen, was wann passieren wird.

2. Halten Sie es kurz und prägnant

Sounds so obvious and simple to do, yet very few of us follow this advice! Limit individual speeches to 1-2 minutes. Meetings are NOT supposed to be individual pitches or monologues. Also, when you share your opinion – move straight to the point. “Time is money” – they say. Remember that and don’t waste time on minor details, that everyone will forget immediately.

Das ist nicht alles… ein gut geplantes Meeting sollte etwa 30-45 Minuten dauern. Wenn Ihre Besprechung zu lange dauert, ermüden Sie die Teilnehmer:innen nur und lassen sie ihre Aufmerksamkeit verlieren. Wenn Sie wissen wollen, warum – lesen Sie diesen Artikel über die Magie von 30-Minuten-Meetings.

3. Missbrauchen Sie PowerPoint und ähnliche Hilfsmittel nicht

Wenn Sie etwas präsentieren müssen, denken Sie daran, dass Folien als visuelle Hilfe gedacht sind. Sehr oft sehen wir, dass Leute es zu weit treiben und große Textabschnitte in ihre Folien einfügen. Noch schlimmer ist, dass sie den Text auf den Folien einfach nur lesen! Folien sollten so wenig Text wie möglich enthalten. Konzentrieren Sie sich auf visuelle Elemente: Bilder, Diagramme, Tabellen, usw.

Hier ist ein Artikel, der Ihnen zeigt, wie man ansprechende PowerPoint-Präsentationen erstellt.

4. Fassen Sie den Inhalt Ihrer Meetings zusammen

Sie können die altmodische Methode wählen und sich mit Stift und Papier Notizen machen. Alternativ dazu können Sie Ihre Besprechung aufzeichnen und mit Amberscript transkribieren. Obwohl die Transkription eine viel detailliertere Aufzeichnung liefert, sollten Sie die Notizen noch nicht einfach streichen!

Eine Transkript ist ein Dokument, das den Inhalt der gesamten Besprechung wiedergibt, während Ihre Notizen die wichtigsten Botschaften enthalten, die Sie mitnehmen können. Außerdem erschweren Sprachüberschneidungen und Störgeräusche (übliche Probleme bei Gruppensitzungen) der Software die Erkennung von Wörtern.

In diesem Fall sind Ihre Notizen hilfreich, um Ihr Protokoll zu korrigieren oder verloren gegangene Informationen wiederherzustellen.

Transkribieren mit Amberscript

Einen Account anlegen

1. Laden Sie Ihre Datei hoch
2. Geben Sie die Anzahl der Sprecher:innen und die Sprache der Audiodatei an
3. Wählen Sie die Art der Transkription (Amberscript bietet automatische und manuelle Transkriptionen an).
4. Wenn Sie die automatische Transkription gewählt haben, wird Ihre Datei in wenigen Minuten fertig sein. Wenn Sie eine 100% genaue Transkription bevorzugen, wählen Sie den manuellen Service und Ihr Text wird innerhalb von 5 Werktagen fertig sein.
5. Sie können die Datei nun nach Belieben bearbeiten, kleinere Fehler korrigieren, die wichtigsten Teile hervorheben und die Namen der Sprecher:innen ändern. Dieser Schritt ist wichtig, um Ihren Inhalt an das Leseerlebnis zu optimieren. Wenn Sie einen automatischen Transkriptionsdienst nutzen, können Sie die Wiederholungen und Stotterer selbst entfernen. Wenn Sie es vorziehen, dies auszulagern, können Sie unseren manuellen Transkriptionsdienst beauftragen und den „sauberen Lesestil“ anfordern. 
6. Exportieren Sie Ihre Datei in ein Textformat. Sie können wählen, ob Sie die Zeitstempel einschließen oder weglassen möchten.
7. Fertig!

Weitere Ratschläge für ein effektives Business-Meeting

5. Laden Sie nicht zu viele Teilehmer:innen ein

Mehr Leute bedeuten nicht, dass mehr Dinge erledigt werden. Nehmen wir ein Beispiel aus dem wirklichen Leben. Sie haben sicher schon bemerkt, dass Sie bei der Arbeit in einem Team von 2-3 Personen alle an einer Diskussion beteiligt sind und einander folgen.

Was wäre aber, wenn Sie mit 10 Personen zusammenarbeiten würden? Gruppendenken wäre unvermeidlich, die individuelle Leistung würde sinken und die Zuständigkeiten würden unklarer werden. Die gleiche Logik gilt für Geschäftsbesprechungen.  Wenn Sie eine Diskussion wollen, an der sich jeder beteiligt und seine Meinung mitteilt, können Sie die „2-Pizza-Regel“ anwenden.

Diese Regel wurde von Jeff Bezos, dem CEO von Amazon, befürwortet. Sie besagt, dass ein Team, das nicht mit 2 Pizzen satt werden kann, verkleinert werden sollte. Natürlich vereinfacht das die realen Fälle, aber Sie verstehen die Idee. Wenn möglich, organisieren Sie eine Besprechung mit 5-8 Personen.

6. Spielen Sie ein Spiel

Du kannst Phone Stack spielen, die Regeln sind einfach. Du sammelst alle Smartphones an einem bestimmten Ort im Raum. Derjenige, der sein Handy zuerst nimmt, muss Essen und Getränke für alle bestellen.

Dieses Spiel wird normalerweise in Restaurants gespielt, aber ein Meeting ist auch eine soziale Aktivität! Dies ist eine großartige Methode, um Leute zu demotivieren, sich mit ihren Handys abzulenken, anstatt dem Meeting zu folgen.

7. Erstellen Sie Online-Abstimmungen

Verwenden Sie Shakespeak! Es ist sehr einfach einzurichten, hält Ihr Publikum bei Laune und – falls das Thema kontrovers ist – können alle Abstimmungen anonym durchgeführt werden. Ganz zu schweigen davon, dass es sich in PowerPoint integrieren lässt, so dass Sie auch direkt in Ihren Folien eine Abstimmung erstellen können.

8. Bereiten Sie eine Follow-up-Nachricht für alle Teilnehmer:innen vor

Bedanken Sie sich zunächst bei allen Beteiligten für ihre Bemühungen und ihre Teilnahme. Zweitens: Geben Sie Ihre Notizen oder Abschriften an Ihre Kollegen und Kolleginnen weiter. Damit stellen Sie nicht nur sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, sondern erinnern auch daran, an den Dingen zu arbeiten, die während der Sitzung besprochen wurden.

Schließlich können Sie einige der vorhandenen Vorlagen verwenden, um Ihre Follow-up-E-Mails zu versenden. Werfen Sie einen Blick auf einige Beispiele, die von HubSpot zur Verfügung gestellt werden.

Wir hoffen, dass Sie einige gute Tipps mitnehmen konnten, die Ihnen bei der Organisation effektiver Geschäftsmeetings helfen werden. Viel Erfolg!