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21 Okt 2021   Zuletzt aktualisiert 27 Oktober 2021

How to: Einwilligungserklärung für Interviews zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Interviewdaten (§4a BDSG)

Snippet of two women signing documents at a grey table

Sie möchten ein Interview für Ihre Abschlussarbeit o.Ä. aufnehmen, um es im Nachhinein nochmal anhören und transkribieren zu können? Dann müssen Sie im vorhinein eine schriftliche Einwilligungserklärung Ihrer Interviewpartner(innen) hierfür einholen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum das Einholen einer Einwilligungserklärung wichtig ist und was auf jeden Fall enthalten sein muss. Zusätzlich geben wir Ihnen ein paar Mustervorlagen und Tipps für die Transkription im Nachhinein mit auf den Weg, sodass Sie direkt loslegen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum ist eine Einwilligungserklärung wichtig?

Laut Artikel 5. DSGVO  (Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten), muss eine Einwilligungserklärung vorliegen, wenn persönliche Daten erhoben werden, z.B. im Rahmen von Interviews, Umfragen oder anderen Forschungen.

Mit einer Einwilligungserklärung geben die Teilnehmenden an, dass sie damit einverstanden sind, dass ihre persönlichen Daten erhoben werden. Falls Sie sich fragen, ob eine Einwilligungserklärung immer notwendig ist, lautet die Antwort: Ja, immer wenn Sie persönliche Daten erfassen. Für Teilnehmende unter 16 Jahren gelten zusätzliche Regeln – beispielsweise ist die Einwilligung nur dann rechtmäßig, ‘’wenn sie durch Träger der elterlichen Verantwortung oder mit dessen Zustimmung erteilt wird’’ (mehr dazu finden Sie im Art. 8 DSGVO). 

Zusätzlich zu den Datenschutzgründen ist es sicherlich auch von Vorteil, dass Ihre Teilnehmer(innen) wissen, dass schwarz auf weiß festgehalten ist, dass ihre Daten vertraulich behandelt und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. 

2. Was sollte eine Einwilligungserklärung unbedingt enthalten? 

Folgende Elemente sind essentiell:

  1. Name der Forschungsarbeit/des Projekts
  2. Rahmen der Arbeit/des Projekts
  3. Datum, Uhrzeit und Ort des Interviews
  4. Vollständiger Name des Teilnehmers/der Teilnehmerin
  5. Angabe, dass die Einwilligung freiwillig ist. 
  6. Explizite Angabe darüber, welche Daten erhoben. 
  7. Erklärung zum Zweck der Erhebung. 
  8. Beschreibung, wie die Daten verarbeitet werden.
  9. Angabe, ob die Daten an Dritte weitergegeben werden. 
  10. Gegebenenfalls Angabe zur Anonymisierung der Teilnehmer 
  11. Angabe, dass Teilnehmer ihre Einwilligung jederzeit und einfach zurücknehmen können.
  12. Datum, Ort und Unterschrift des Teilnehmenden 

3. Häufige Fehler

Fehler sind normal und können immer passieren – trotzdem ist es aber ärgerlich, wenn Interview nicht verwendet werden können aufgrund einer fehlerhaften Einwilligungserklärung. Im Folgendes zeigen wir Ihnen die häufigsten Fehler, damit Sie diese im besten Fall direkt vermeiden können. 

1. Zu komplizierte Wortwahl 

Verfassen Sie Ihre Einwilligungserklärung in leicht verständlicher Sprache, d.h. mit gängigen Begrifflichkeiten und nicht zu verschachtelten Sätzen – so können Sie Missverständnisse vermeiden. Das ist besonders wichtig, da eine zu komplizierte und irreführende Ausdrucksweise dazu führen kann, dass eine Einwilligung nicht rechtsfähig ist.

2. Ungenaue Beschreibung der Datennutzung

Oftmals ist in der Einwilligungserklärung unklar, wie die Daten erhoben und verarbeitet werden. Geben Sie dies also in Ihrer Einwilligungserklärung so genau wie möglich an. Es muss für den Teilnehmenden klar verständlich sein, welche Daten erhoben werden, wie diese Daten verarbeitet werden, wie lange Daten gespeichert werden und wer Zugriff auf die Daten hat. Geben Sie diese Informationen in der Einwilligungserklärung explizit und klar verständlich an. Geben Sie diese Informationen in der Einwilligungserklärung explizit und klar verständlich an.

3. Freiwilligkeit

Es ist sehr wichtig, ausdrücklich anzugeben, dass die Unterzeichnung einer Einwilligungserklärung für den/die Teilnehmende/n freiwillig ist – denn nur dann ist die Einwilligung wirksam. Laut der Europäischen Kommission  ist eine Einwilligung dann freiwillig, wenn eine Ablehnung  oder Zurückziehung durch den Teilnehmenden nicht mit Nachteilen verbunden ist. Geben Sie auch explizit an, dass der Teilnehmende der Einwilligung widersprechen kann oder seine Einwilligung jederzeit ohne negative Konsequenzen zurückziehen kann. Im Fall einer Widerrufung sind Sie verpflichtet, die Daten umgehend zu löschen. 

4. Einwilligungserklärung Muster

Wir haben einige Muster von unterschiedlichen Universitäten für Sie herausgesucht, an welchen Sie sich orientieren können. Ein weiterer Tipp ist, dass falls Sie Interviews für oder an einer Hochschule aufzeichnen möchten, können Sie sich auch dort erkundigen, ob es bereits ein Muster für eine Einwilligungserklärung gibt.

5. Transkription Ihres Interviews 

Wenn Sie Ihr Interview erfolgreich geführt und aufgenommen haben (natürlich mit gültiger Einverständniserklärung), müssen Sie dieses meist noch transkribieren, um die Daten auswerten zu können. Ein Interview selber manuell zu transkribieren ist allerdings ein extrem zeitaufwendiger und monotoner. Zum Glück kann Ihnen Amberscript hierbei behilflich sein. Mit unserem Transkriptionstool können Sie Ihre Interviews automatisch transkribieren lassen und in unserem Editor bequem weiterbearbeiten. So können Sie Ihre Interviews 4x so schnell verschriftlichen wie ohne Amberscript.  

Amberscript bietet Ihnen einen zuverlässigen und effizienten Transkriptionsdienst. 

Mithilfe unserer KI können Sie Ihre Audio- und Videoinhalte innerhalb weniger Minuten automatisch in Text umzuwandeln und so schneller mit der Datenauswertung beginnen.  Unser Tool erreicht eine Genauigkeit von bis zu 85%. 

Die Nutzung von Amberscripts automatischer Transkriptionssoftware geht schnell und ist unkompliziert – so einfach geht es:

  1. Erstellen Sie sich unter app.amberscript.com kostenlos einen Amberscript Account.
  2. Klicken Sie in Ihrem Account auf “Hochladen” und wählen Sie die gewünschte Datei aus.
  3. Innerhalb weniger Minuten transkribiert unsere Spracherkennungssoftware Ihre Datei – sobald Ihr Transkript zur weiteren Bearbeitung bereit steht erhalten Sie eine E-Mail. 
  4. Jetzt sind Sie gefragt – bei Bedarf können Sie Ihr Transkript ganz einfach in unserem Editor weiter bearbeiten und danach in einem oder mehreren beliebigen Dateiformaten exportieren.

Falls es mal schnell gehen muss: Manuelle Transkription

Falls die Deadline naht und Sie wirklich überhaupt keine Zeit in die Transkription Ihrer Interviews stecken können oder möchten, gibt es auch noch die Möglichkeit der professionellen, manuellen Transkription. Wir bei Amberscript verfügen über ein Netzwerk von über 500 professionellen Transkriptor:Innen mit über 11 verschiedenen Muttersprachen, die Ihre Transkripte gerne für Sie weiter bearbeiten, sodass Sie am Ende nur noch das fertige, 99%ig genaue Transkript erhalten und so direkt mit der Datenauswertung beginnen können. 

 6. Zusammenfassung 

  • Wenn Sie ein Interview aufzeichnen und persönliche Daten erheben und verarbeiten wollen, brauchen Sie laut DSGVO eine Einwilligungserklärung nach.
  • Es gibt viele Elemente, die eine Einwilligungserklärung beinhalten sollte, um gültig zu sein – geben Sie sehr spezifisch an, welche Daten erhoben werden und wie diese weiterverarbeitet werden sollen und halten Sie Formulierungen einfach und unkompliziert.
  • Die Einwilligung muss für den/die Teilnehmende/n eindeutig freiwillig sein, worüber Sie diese/n explizit und schriftlich aufklären sollten
  • Nach Ihrem Interview können Sie dieses mithilfe von Amberscript automatisch oder manuell transkribieren lassen. 

Hinweis: In diesem Artikel fanden Sie einige Ansätze, um Ihnen zu helfen eine Einwilligungserklärung zu schreiben. Informieren Sie sich zusätzlich im Detail über DSGVO Richtlinien, da jedes Interview anders ist und noch weitere Voraussetzungen potenziell erfüllt werden müssen.

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