8 consigli su come ottenere il massimo dalle tue riunioni di lavoro

Andrei Cucleschin, 26 Agosto 2019

Ti senti in ansia per una riunione di lavoro? Così tante cose da discutere e così poco tempo? In tal caso, ti capiamo pienamente! Ecco perché abbiamo preparato un elenco di cose che aiuteranno a preparare le riunioni di lavoro più produttive di sempre.

Quali sono le regole per tenere una riunione di lavoro?

1 È molto importante tenere a mente una struttura chiara prima dell’inizio della riunione di lavoro.

Puoi creare una lista di contenuti e inserirla nelle diapositive o disegnare uno schema semplice su una lavagna. Qualunque sia il modo che preferisci, la cosa più importante è che tutti sappiano cosa succederà e quando.

2 Mantieni tutto breve e conciso.

Sembra così ovvio e semplice da fare, eppure pochi di noi seguono questo consiglio!

Limita i singoli discorsi a 1-2 minuti. Le riunioni NON devono essere singole presentazioni o monologhi.

Inoltre, quando condividi la tua opinione, vai direttamente al punto. “Il tempo è denaro” – dicono. Ricordalo e non perdere tempo con dettagli minori che tutti dimenticheranno immediatamente.

E non è tutto… una riunione di lavoro ben pianificata dovrebbe durare circa 30-45 minuti. Se la riunione è troppo lunga, farai stancare solo le persone e perderai la loro attenzione. Se vuoi sapere perché, leggi questo articolo sulla magia delle riunioni di 30 minuti.

3 Non abusare di PowerPoint e strumenti simili.

Se devi presentare qualcosa, ricorda che le diapositive sono pensate per essere il tuo aiuto visivo.

Molto spesso vediamo che le persone esagerano e mettono grandi blocchi di testo nelle loro diapositive. La cosa peggiore è quando leggono direttamente il testo delle diapositive!

Le diapositive devono includere il minor numero di testo possibile. Concentrati sugli elementi visivi: immagini, grafici, tabelle, ecc.

Ecco un articolo che descrive come creare interessanti presentazioni PowerPoint.

4 È inoltre necessario riepilogare il contenuto della riunione di lavoro.

Puoi scegliere il vecchio stile e prendere appunti con carta e penna. In alternativa, puoi registrare la tua riunione e trascriverla con Amberscript. Sebbene la trascrizione fornisca una registrazione molto dettagliata, non cancellare ancora i tuoi appunti!

Una trascrizione è un documento che cattura il contenuto dell’intera riunione, mentre i tuoi appunti saranno i punti principali da portare a casa. Non solo, ma la sovrapposizione delle voci e il rumore (i soliti problemi delle riunioni di gruppo) rendono difficile per il software riconoscere le parole.

È qui che i tuoi appunti saranno utili per apportare modifiche alla tua trascrizione o recuperare qualsiasi informazione persa.

Altri consigli su come rendere la tua riunione di lavoro efficace

5 Non invitare troppe persone.

Più persone non significa che più cose verranno fatte. Facciamo un esempio: probabilmente hai notato che quando lavori in una squadra di 2-3 persone, sei coinvolto in una discussione e potete seguirvi l’un l’altro.

Cosa succederebbe invece se lavorassi con 10 persone? Il pensiero di gruppo sarebbe inevitabile, le prestazioni individuali calerebbero e le responsabilità diventerebbero meno chiare.

La stessa logica si applica alle riunioni di lavoro. Se vuoi una discussione, in cui tutti partecipano e condividono la propria opinione, puoi usare la “regola delle 2 pizze“.

Questa regola è stata approvata da Jeff Bezos, CEO di Amazon. Bezos infatti afferma che se ad una squadra non bastano 2 pizze, le dimensioni di una squadra dovrebbero essere ridotte. Certo, questo semplifica eccessivamente i casi della vita reale, ma rende l’idea. Quando possibile, organizza una riunione con sole 5-8 persone.

6 Gioca

Gioca a Phone Stack: le regole sono semplici. Riunisci tutti gli smartphone in un determinato posto nella stanza. Chiunque prenda per primo il suo telefono, deve ordinare cibo e bevande per tutti.

Questo gioco di solito si fa nei ristoranti, ma una riunione è anche un’attività sociale! Questo è un ottimo metodo per demotivare le persone a distrarsi con i loro telefoni invece di seguire l’incontro.

7 Crea delle votazioni online.

Usa Shakespeak! È molto semplice da impostare, coinvolge il pubblico e, nel caso in cui l’argomento sia controverso, tutti i voti possono essere assegnati in modo anonimo. Per non parlare del fatto che può essere integrato con PowerPoint, quindi puoi direttamente inserirlo nelle tue diapositive.

8 Prepara un messaggio di follow-up per tutti i partecipanti.

Innanzitutto, ringrazia tutti per l’impegno e la partecipazione.

In secondo luogo, condividi i tuoi appunti o trascrizioni con i tuoi colleghi. Non solo assicurerà che tutti siano sulla stessa pagina, ma servirà anche come promemoria aggiuntivo per lavorare sulle cose discusse durante la riunione.

Infine, è possibile utilizzare alcuni modelli predefiniti per inviare le e-mail di follow-up. Dai un’occhiata ad alcuni esempi, forniti da HubSpot.

Speriamo che tu abbia ricevuto dei validi consigli che ti aiuteranno ad organizzare un business meeting efficace. Buona fortuna!

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