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Étude de Cas
7 Juin 2021

Comment l’Université des Sciences Appliquées d’Amsterdam (HVA) a amélioré de manière significative la vitesse de transcription

Topics
Transcription manuelle

La transcription est un élément crucial de la recherche

Dans cette étude de cas, vous allez lire comment le délai de transcription est passé de 3 semaines à 5-7 jours ouvrables. Ensuite, vous saurez à quel point les services de transcription manuelle sont précis. Il s’agit sans aucun doute d’un aspect crucial de la conduite, du traitement et de la publication des recherches.

La façon dont la transcription était autrefois effectuée

L’équipe de recherche CAREM de l’Université des Sciences Appliquées (HVA) d’Amsterdam mène de nombreuses recherches. Dans la plupart des cas, il s’agit d’entretiens enregistrés. Ensuite, ils doivent être transcrits afin d’être utilisés dans la recherche.

Avant d’impliquer Amberscript, leur processus ressemblait à cela :

  1. L’équipe menait et enregistrait un entretien. Il en résulte un nombre important d’heures d’enregistrement audio.
  2. À un moment donné, généralement lorsque la phase de conduite de la recherche touche à sa fin, une notification par e-mail est envoyée aux étudiants. Il leur était proposé de transcrire manuellement les entretiens enregistrés moyennant un tarif horaire.
  3. Cela signifiait le début du processus d’embauche pour tous les étudiants qui étaient intéressés à transcrire l’audio en texte.
  4. Par conséquent, tous les étudiants invités ont dû être informés sur la manière de transcrire.
  5. Ensuite, les chercheurs procèderent à une vérification rapide des textes transcrits, car il ne faut pas oublier que les étudiants ne sont pas des transcripteurs chevronnés et que leur travail nécessite parfois un retour.
  6. Les transcriptions étaient renvoyées aux étudiants pour qu’ils les ajustent et les améliorent.
  7. Enfin, les transcriptions terminées étaient livrées et utilisées dans le cadre de la recherche.

Cela ressemble à un processus chronophage ? C’est le cas, du début à la fin, tout à pris environ 3 semaines.

Les inconvénients du processus de transcription manuelle ?

  • Le processus prend beaucoup de temps avant que les transcriptions soient prêtes. Par conséquent, cela ralentit l’ensemble de la recherche.
  • Le fait d’impliquer les chercheurs dans le recrutement, l’embauche et la formation ne les empêche pas seulement de se concentrer à plein temps sur leur travail. Cela leur coûte également beaucoup de temps et d’énergie.
  • Les étudiants ne sont pas toujours des transcripteurs fiables. Au cours du processus, ils peuvent démissionner à tout moment, ce qui compromet encore plus les délais de recherche.

Point positif : les étudiants transcrivent l’audio en texte à un taux horaire relativement bas.

Dr. D. van Middelkoop

« Nous recueillons beaucoup de données qualitatives dans le cadre de différents projets. Grâce à notre collaboration avec Amberscript, nous avons la garantie de transcriptions de qualité et en temps voulu de nos entretiens, et nous pouvons nous concentrer sur l’analyse. »

Dr. D. van Middelkoop, chercheur à l’Université des Sciences Appliquées d’Amsterdam (HVA) depuis 2011

Le service de transcription automatique d’Amberscript

Compte tenu de tout ce qui précède, l’Université des Sciences Appliquées d’Amsterdam a décidé de commencer à utiliser les services de transcription d’Amberscript pour convertir les entretiens enregistrés en transcriptions. Résultats :

  • Le temps nécessaire à la transcription a diminué. Il est passé de 3 semaines à entre 5 et 7 jours ouvrables.
  • Le taux horaire de la transcription est resté plus ou moins le même. Le plus important est le gain de temps par rapport à l’ancien processus de transcription.
  • Le processus lui-même est beaucoup plus simplifié qu’auparavant. Pas de souci pour recruter des étudiants, les former et leur donner des feedbacks.
  • La précision est restée bonne : en cas d’erreur, Amberscript est toujours flexible pour les corriger en temps voulu et sans frais supplémentaires.
  • Le nouveau flux de travail permet aux chercheurs de se concentrer sur les tâches qui leur importent vraiment.

Choisir Amberscript comme partenaire pour la transcription de la parole en texte

Lors de la recherche d’entreprises proposant des services de transcription, ces services semblaient hors budget. Amberscript propose une offre compétitive, ce qui a permis à l’Université des Sciences Appliquées d’Amsterdam (HVA) d’externaliser le processus de transcription et de construire un partenariat durable.

« Amberscript tient ses promesses et la qualité est bonne. Tout fonctionne comme une machine huilée. »

R. Van der Holst, coordinateur et administrateur au Centre de connaissance CAREM
R. Van der Holst

Amberscript a même proposé d’embaucher certains des étudiants qui travaillaient pour l’HVA afin qu’ils n’aient pas à chercher un autre emploi à côté de leurs études.

Une nouvelle façon de convertir les enregistrements audio en texte

L’ensemble du processus de transcription a été simplifié. il requiert donc beaucoup moins d’attention qu’auparavant :

  • Une équipe de chercheurs mène et enregistre une interview.
  • Les données enregistrées sont traitées par Ria van der Holst – la personne de contact principale entre HVA et Amberscript.
  • Un fichier source est téléchargé sur notre éditeur en ligne.
  • Le moteur d’IA d’Amberscript effectue la première transcription (sa précision est généralement de 85% à 95%). Il en résulte une transcription clean-read, c’est-à-dire propre et lisible.
  • Chaque fichier source est soumis à une vérification manuelle effectuée par un transcripteur, afin de le rendre parfait (avec une précision entre 99 et 100%).
  • Les fichiers sources sont téléchargés sur un éditeur en ligne pour une vérification finale.
  • Les transcriptions sont par la suite disponibles pour le téléchargement. Elles peuvent être exportées vers tout format de fichier texte pris en charge (dans la plupart des cas, il s’agit d’un fichier .docx, ouvert avec l’éditeur Microsoft Word).
L. van den Berg

« Notre groupe de recherche mène beaucoup d’entretiens. Auparavant, nous travaillions avec notre propre équipe de transcripteurs. Je suis heureux que maintenant nos entretiens soient tous transcrits en un seul et même endroit. Cela nous fait gagner beaucoup de temps pour tout organiser. »

L. van den Berg, enseignant-chercheur à la Hogeschool van Amsterdam

En résumé

L’analyse d’un grand volume d’enregistrements vocaux, sans transcription, serait une tâche impossible à gérer. Grâce à l’utilisation du service de transcription, tout est possible. Nous sommes très heureux d’être partenaire de l’Université des Sciences Appliquées d’Amsterdam, dans la gestion de cette tâche importante.

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