¿Te sientes nervioso por una próxima reunión de trabajo? ¿Tantas cosas que discutir y tan poco tiempo? Si ese es el caso, ¡nosotros nos identificamos totalmente contigo! Por eso hemos preparado una lista de prácticas que ayudarán a organizar reuniones productivas.
¿Cuáles son las reglas para dirigir una reunión de trabajo?
1 Es muy importante tener una estructura clara en mente antes del comienzo de tu reunión de trabajo.
Puedes hacer una tabla de contenidos y ponerla en tus diapositivas o dibujar un simple esquema en una pizarra. De la forma que prefieras, lo más importante es que todos sepan qué va a pasar y cuándo.
2 Mantén todo breve y conciso.
Suena obvio y simple de hacer, ¡pero muy pocos de nosotros seguimos este consejo!
Limita los discursos individuales a 1 ó 2 minutos. Las reuniones de negocios NO han de ser monólogos.
Además, cuando compartas tu opinión, ve directo al grano. «El tiempo es dinero» – dicen. Recuerda eso y no pierdas el tiempo en detalles menores, que todos olvidarán inmediatamente.
No es eso… una reunión de negocios bien planeada debería durar unos 30-45 minutos. Si tu reunión es demasiado larga, sólo cansará a la gente y hará que pierdan su atención. Si quieres saber por qué, lee este artículo sobre la magia de las reuniones de 30 minutos.
3 No abuses de PowerPoint y de herramientas similares.
Si necesitas presentar algo, recuerda que las diapositivas están pensadas para ser tu ayuda visual.
Muy a menudo vemos que la gente lo lleva demasiado lejos y pone grandes trozos de texto en sus diapositivas. Lo que es aún peor es que simplemente leen el texto de las diapositivas.
Las diapositivas deben incluir el menor texto posible. Concéntrate en lo visual: imágenes, gráficos, tablas, etc.
Aquí hay un artículo que describe cómo crear atractivas presentaciones de PowerPoint.
4 Debes resumir el contenido de tu reunión de trabajo.
Puedes elegir la forma antigua y tomar notas con lápiz y papel. Sino, puedes grabar tu reunión y transcribirla con Amberscript. Aunque la transcripción proporciona un registro muy detallado, ¡no descartes la toma de notas todavía!
Una transcripción es un documento que capta el contenido de toda la reunión, mientras que tus notas serán tus principales mensajes para llevar a casa. No sólo eso, sino que la superposición de los discursos y el ruido (problemas habituales de las reuniones de grupo) dificultan el reconocimiento de las palabras por parte del software.
Ahí es donde tus notas van a ser útiles para hacer ajustes a su transcripción o recuperar cualquier información perdida.
Más consejos para que tu reunión de trabajo sea efectiva
5 No invites a demasiada gente.
Más gente no significa que se hagan más cosas. Tomemos un ejemplo de la vida real. Probablemente te has dado cuenta, que cuando se trabaja en un equipo de 2 o 3 personas, todos se involucran en una discusión y se siguen unos a otros.
Ahora, ¿qué pasaría si trabajaras con 10 personas? El pensamiento de grupo sería inevitable, el rendimiento individual bajaría y las responsabilidades serían menos claras.
La misma lógica se aplica a las reuniones de negocios. Si quieres una discusión, donde todos participen y compartan su opinión, puedes usar la «Regla de las 2 pizzas».
Esta regla fue respaldada por Jeff Bezos, el CEO de Amazon. Establece que si un equipo no puede ser alimentado con 2 pizzas – entonces el tamaño de un equipo debe ser reducido. Por supuesto, eso simplifica en exceso los casos de la vida real, pero ya captas la idea. Cuando sea posible, organiza una reunión entre 5-8 personas.
6. Juega
Juega a Phone Stack: las reglas son simples. Reúne todos los móviles en un lugar determinado de la habitación. El que tome su teléfono primero, debe pedir comida y bebida para todos.
Este juego se juega normalmente en los restaurantes, pero una reunión es también una actividad social! Es un gran método para desmotivar a la gente a distraerse en sus teléfonos, en lugar de seguir la reunión.
7 Crea votos online
¡Usa Shakespeak! Es muy simple de instalar, mantiene a tu audiencia involucrada y en caso de que el tema sea controversial – todas las votaciones se pueden hacer de forma anónima.
8 Prepara un mensaje de seguimiento para todos los que asistieron.
Primero, agradece a todos por su esfuerzo y participación.
Segundo, comparte tus notas o transcripciones con tus compañeros. No sólo asegurará que todos estén en la misma página, sino que también servirá como un recordatorio adicional para trabajar en las cosas, discutidas durante la reunión.
Por último, puedes utilizar algunas de las plantillas existentes para enviar tus correos electrónicos de seguimiento. Echa un vistazo a algunos ejemplos, proporcionados por HubSpot.
Esperamos que hayas recogido algunos buenos consejos que te ayuden a organizar reuniones de negocios efectivas. ¡Que tengas suerte!