Over het ICMPD (International Centre for Migration Policy Development)
Het International Centre for Migration Policy Development (ICMPD) is een intergouvernementele organisatie met 21 lidstaten. ICMPD ondersteunt overheden bij het ontwikkelen van mensenrechten-gericht migratiebeleid. Dat doen ze met beleidsadvies, capacity building en dialoogtrajecten in meer dan 90 landen wereldwijd.
Een van hun belangrijkste initiatieven is de Vienna Migration Conference (VMC): een jaarlijks forum waar senior beleidsmakers, professionals en experts samenkomen om diep in te gaan op actuele migratievraagstukken. Tijdens die tweedaagse conferentie worden uren aan sessies opgenomen. Daarna moet ICMPD die gesprekken transcriberen en samenvatten tot inzichten en beleidsrelevante reflecties voor het jaarlijkse VMC-rapport.
De uitdaging: interne transcriptie vertraagde het rapport
Elke editie van de VMC levert 15 tot 20 uur aan opnames op. Die moeten kort na het event worden uitgewerkt, zodat ICMPD’s editors meteen kunnen starten met sessiesamenvattingen voor het VMC-rapport.
Voor Amberscript gebeurde dat vaak nog in-house. Teamleden luisterden hele sessies terug en maakten zelf transcripties. Dat kostte veel tijd en trok aan de interne capaciteit. Het gevolg: de rapportage liep vertraging op.
Voor kleinere projecten probeerden ze soms gratis online tools, maar dat gaf regelmatig gedoe, denk aan onbetrouwbare downloads of wisselende transcriptkwaliteit.
De oplossing: professionele (handmatige) transcriptie voor grote volumes
ICMPD stapte over op Amberscript’s professionele, handmatige transcriptieservice om de grote hoeveelheid conference recordings goed aan te kunnen. Ze zijn in 2021 gestart en gebruiken de service sindsdien voor elke Vienna Migration Conference.
Kort na afloop uploadt het team de audiobestanden. Wij leveren de transcripties vervolgens binnen korte doorlooptijd, zodat editors direct kunnen beginnen met de samenvattingen, zonder wachttijd of extra “opschoonrondes”.
Ook het contact met support speelt mee: heldere afstemming en snel schakelen zorgen dat de werkwijze blijft passen, ook als er door de jaren heen dingen veranderen.
Het resultaat: deadlines gehaald met snelle levering en support die meedenkt
Dankzij Amberscript kan ICMPD strakke post-event communicatietimelines wél halen, en dat is voor hen essentieel. De transcripties kwamen snel binnen en vormden een stabiele basis voor heldere, accurate sessiesamenvattingen voor het VMC-rapport. Zoals Adrián Román-López het zegt: “Zonder Amberscript denk ik niet dat we dit zo snel hadden kunnen realiseren.”
Met snelle doorlooptijden, constante kwaliteit en responsieve ondersteuning kon ICMPD grote hoeveelheden conference audio omzetten naar gestructureerde output binnen de benodigde deadlines.
In het kort
Adrián benadrukt vooral dat Amberscript een vaste, betrouwbare schakel werd in het post-conference proces:
Over meerdere conferentiecycli bleef de samenwerking succesvol. Met snelle oplevering, hoogwaardige transcripties en support die meedenkt, kan ICMPD lange en complexe conferentiediscussies vertalen naar heldere output, en zo de content toegankelijker maken voor hun doelgroep.
Werk jij ook met veel event-opnames en strakke deadlines? We helpen je graag om je post-event reporting sneller en consistenter te maken, zonder dat je team urenlang hoeft terug te luisteren.