Trabalhando remoto: como criar ata de reunião e outras dicas

Esmay Drieduite, 30 Marca 2020

ata de reunião

Transcrição de notas de voz, ata de reunião de gravações, conversão de ligações telefônicas em texto…tudo isso pode ajudar a preservar informações importantes para acessá-las sempre que necessário. Vamos mostrar como a tecnologia pode ajudar a aumentar a produtividade especialmente quando trabalhando de casa.

Home office, trabalho remoto, horário flexível, já eram tendências antes mesmo da pandemia de Covid-19. Já que é possível encontrar conexão de internet em qualquer canto do mundo, coisas como viagem de trabalho já estavam se tornando obsoletas. Colegas de trabalho conseguem se comunicar facilmente com pouco esforço. Isso permite horários flexíveis e fic amais fácil conciliar a vida pessoal com a de trabalho.

Tudo isso parace maravilhoso mas, na prática, não é tão simples assim. Com tantas reuniões online e videochamadas, quem fica responsável pelas atas? Como não perder informações importantes entre tantas ligações? Como garantir que todos na organização tem acesso ao mesmo nível de informação sem encontros presenciais?

Na Amberscript, nós construímos ferramentas que permitem que usuários automaticamente transcrevam arquivos de áudio e vídeo em texto. Nosso software ajuda empresas e profissionais a economizar tempo e manter uma versão precisa em texto do que foi discutido em comunicação verbal via reuniões online ou presenciais.
Listamos aqui 4 exemplos de como a nossa tecnologia pode melhorar o trabalho remoto.

1. Ata de reunião em poucos minutos – Inteligência Artificial está aqui para ajudar!

Você tem 5 reuniões on-line por dia e não tem tempo para tomar notas? Como voltar facilmente ao que foi discutido numa destas reuniões e recuperar informações valiosas?

Nossa sugestão é gravar as reuniões mais importantes e transcrevê-las em poucos minutos usando o nosso software de transcrição automática. Se você usar uma ferramenta que converte áudio em texto, a informação pode ser guardada com facilidade.
Outra vantagem é que no nosso editor você pode destacar trechos mais importantes, nomear os participantes da reunião, e fazer as edições necessárias antes de enviar aos seus colegas.

Uma outra alternativa é usar templates para as atas em word ou outro formato mas certamente a tecnologia oferece uma opção mais prática.

Como gravar uma chamada online no Zoom, Skype, Hangouts ou usando o seu computador

2. Mantenha registro da informação trocada em chamadas telefônicas

Enquanto estiver trabalhando em formato remoto você, provavelmente, precisará fazer muito mais ligações com seus colegas e superiores. Talvez você tenha que explicar processos complexos ou treinar novos funcionários durantes essas ligações.
Nem sempre é possível se lembrar de tudo o que foi dito durante essas chamadas. Caso seja possível gravar a ligação, você pode transcrever o arquivo de áudio e manter um registro de tudo o que foi dito.

Não se esqueça de comunicar ao seu colega que a ligação ou vídeo chamada está sendo gravada.

Como gravar uma ligação em 3 passos

3. Ditado – grave notas de voz e mantenha o registro!

Você gosta de “brainstorm” e de gravar suas ideias em áudio? Você pode transformar o seu arquivo de áudio e notas de voz em texto para organizar suas ideias. Nossa ferramenta permite que você transcreva o áudio ditado em texto deixando a sua vida muito mais fácil.

4. Crie vídeos institucionais e treinamentos

Caso precise adotar novos processos ou treinar novos funcionários remotamente, talvez precise fazer isso repetidamente.
Gravar vídeos que podem ser reutilizados é uma boa idea, mas você também pode criar legendas usando a transcrição do áudio ou fornecer uma versão em texto para instruções mais detalhadas.
De qualquer forma, a transcrição facilita a criação de guias e manuais que podem ser gerados de gravações de áudio ou vídeo.

Como você pode ver, existem muitas maneiras de usar a tecnologia para facilitar e automatizar alguns dos processos, principalmente quando estiver trabalhando de casa.
Assim que começar, você perceberá que gravar reuniões e chamadas ajudam muito na criação de atas de reunião, manuais e a organizar o seu trabalho, no geral.
Quer experimentar? Use o seu teste gratis de 30 minutos!

escrita criativa

Best Digital Writing Tools and Creative Writing Techniques PT

Melhores ferramentas online para escrita criativa

Você gosta de escrever? Veja como ferramentas para fazer fluxograma online, de digitação de voz e outras podem promover a escrita criativa.

5 Benefits of Transcribing Podcasts PT

5 Benefícios da Transcrição de Podcasts - Como aumentar seu público de podcasts

Acabou de gravar um podcast? Deseja atrair o maior público possível? Veja 5 principais razões proque transcrever podcasts pode fazer uma enorme diferença.

How to Run a Focus Group (From A to Z) PT

Fazendo pesquisa de marketing? Dicas para grupo focal.

Você está fazendo uma pesquisa de marketing e vai organizar um grupo focal com os seus consumidores ou personas? Temos algumas dicas para você!