Wat betekent 'Transcriberen'?

Transcriberen of ‘transcriptie’ is een synoniem voor ‘uitschrijven’ of ‘uittypen’ en een cruciaal onderdeel van kwalitatief onderzoek. Tijdens het onderzoek worden vaak gesprekken met mensen gevoerd (1-op-1 interviews, groepsgesprekken, focusgroepen etc.) die moeten worden geanalyseerd. Voor de analyse moeten de gesprekken worden uitgetypt.

Als je nog nooit met transcriptie te maken had, onderschat het dan niet!

Transcriberen is een vak apart omdat er verschillende vormen en richtlijnen bestaan om het juiste transcript voor de juiste toepassing te maken en omdat het een tijdsintensief proces is.

Welke vormen van transcriptie zijn er? 

Er zijn 2 vormen van transcriberen: Letterlijk en woordelijk. Afhankelijk van het doel van het transcriberen is de ene of de andere meer geschikt.

Letterlijk transcriberen

Letterlijke transcriptie, ook verbatim genoemd,  heeft als doel de manier ‘hoe iets wordt gezegd’ vast te leggen. Tijdens het letterlijk transcriberen wordt een letter-voor-letter transcript uitgeschreven wat de sprekers zo nauwkeurig en volledig als mogelijk volgt.

Dit houdt ook in dat stopwoorden, herhalingen, haperingen, afgebroken woorden of spreektaal letterlijk wordt uitgetypt zoals bijvoorbeeld:

  • Stopwoorden: Euhm’s en aah’s

  • Herhalingen: ‘Ik zeg maar, de regio… de regio Brabant euh, dat euh, dat is de focus’

  • Haperen / stotteren: ‘Het gaat voornamelijk over de de de de regio brabant.’

  • Afgebroken woorden: ‘Wij komen volgende week weer bij de gemeenteraa-, hoe heet het? Gemeenteraadsvergadering samen’

  • Spreektaal: ‘Hier zijn we met z’n allen bij mekaar’

Omdat mensen vaak grammaticaal niet correct praten en zinnen vaak lang kunnen worden, kost het meer tijd en moeite om letterlijke transcripties te lezen. Toch is het in veel gevallen noodzakelijk om letterlijk te transcriberen.

Wanneer is het belangrijk letterlijk te transcriberen?

  • Bij kwalitatief onderzoek, waar de intonatie van de respondenten belangrijk is

  • Bij onderzoek waar de manier waarop iets gezegd wordt cruciaal is

  • Bij psychologisch onderzoek

  • Bij transcripten voor juridische doeleinden

Woordelijk transcriberen

Woordelijke transcriptie, ook ‘clean’ genoemd, heeft als doel de inhoud van een gesprek in goed leesbare vorm weer te geven. Halve zinnen, afgebroken woorden en stopwoorden worden genegeerd en de transcribent schrijft het gesprek grammaticaal zo correct mogelijk uit. Bij een woordelijk transcript wordt de inhoud van een gesprek perfect weergegeven, terwijl de manier waarop iets wordt gezegd minder belangrijk is.

Wanneer wordt woordelijk getranscribeerd?

  • Bij interviews die als basis voor bijvoorbeeld artikelen of documentaires dienen

  • Bij kwalitatief onderzoek waar de inhoud van het gesprek in de focus staat

  • Bij vergaderingen die moeten worden gepubliceerd

  • Aantekeningen die je alleen voor jezelf hebt ingesproken

Lees hier meer over letterlijk vs. woordelijk transcriberen.

Zelf transcriberen of transcriptie uitbesteden?

Als je voor een onderzoek of voor een ander project transcripten moet maken, heb je 2 keuzes. Of je doet het zelf (wat veel tijd kost) of je gaat het uitbesteden en door een professioneel bureau laten doen (wat natuurlijk geld kost).

Transcriptie uitbesteden

Transcriptie kost veel tijd. Het transcriberen van 1 uur interview of groepsgesprek duurt normaal gesproken 5 tot 6 uur.

Lees hier: Hoe veel tijd kost transcriberen?

Voor een onderzoek met 10 uur aan interviewmateriaal kun je dus makkelijk 50-60 werkuren kwijt zijn.

Er zijn wel hulpmiddelen zoals software en hardware die je kunnen helpen, maar toch blijft transcriptie een proces dat je niet mag onderschatten.

De vraag of je het zelf gaat doen of of je het gaat uitbesteden is uiteindelijk een kwestie van budget.

Een bureau laten transcriberen

Er zijn bureau’s op de markt die gespecialiseerd zijn in het transcriberen van interviews en groepsgesprekken. Het voordeel is dat je de transcripten vaak sneller terug krijgt en dat je zelf geen tientallen uren aan het transcriberen kwijt bent.

Tegen het uitbesteden spreekt dat derden vaak minder bekend zijn met jouw onderzoek. Het kan dus zijn dat je technische termen of productnamen niet correct terug krijgt. Ook is het zo, dat mensen die niet bij het gesprek aanwezig waren woorden soms niet 100% correct kunnen begrijpen. Ook al zijn dit professionele bureaus, kun je niet verwachten dat het transcript uiteindelijk 100% correct is, maar dat het met grote kans op 99% uitkomt.

Wat kost transcriberen?

De prijs voor een transcript wordt aan de hand van de lengte van het audiobestand bepaald. Je rekent dus bijvoorbeeld per audio-minuut of per audio-uur af.

Factoren zoals ‘aantal sprekers’, ‘verstaanbaarheid’, ‘geluidskwaliteit’, ‘letterlijk vs. woordelijk’, ‘met of zonder tijdcodes’ en ‘accenten’ zijn voor veel bureau’s een reden om de prijs per audio-minuut te verhogen.

Het verschil tussen de prijzen van verschillende bureau’s is nogal groot. Momenteel ligt de marktprijs per transcriptie-minuut tussen 1,30€ en 5,00€ (incl. BTW). Het transcriberen van een interview van 60 minuten kan dus tussen 78,00€ en 300,00€ kosten terwijl de kwaliteit van de meeste bureau’s even goed is.

Zelf transcriberen

Zelf transcriberen kost veel tijd, maar heeft ook het voordeel dat je diep in jouw eigen onderzoek induikt. Elke keer dat je de audio opname terug luistert doe je stiekem al een groot deel van jouw analyse. Je begrijpt wat sprekers bedoelen en hoe iets wordt gezegd en kunt vervolgens in het analyse-gedeelte waardevolle tijd besparen.

Lees hier: 6 handige tips om jouw interviews sneller te transcriberen

Maar toch wil je geen tijd verspillen. Er zijn verschillende tips om sneller te transcriberen met behulp van software, hardware en een gestructureerd proces.

Transcriptie-Software:

Transcriptie-software zijn programma’s die het makkelijker maken te transcriberen door dat ze bijvoorbeeld shortcuts bieden die automatisch tijdcodes of spreker-namen toevoegen. Ook kun je de audio makkelijk afspelen en pauzeren. Het grootste verschil is of je voor een software met of zonder automatische transcriptie kiest.

Automatische transcriptie-software

Automatische transcriptie-software zoals AmberScript gebruikt kunstmatige intelligentie en spraakherkenning om interviews automatisch te transcriberen. Je kunt jouw audiobestanden uploaden en vervolgens ontvang je een automatisch gegenereerd transcript.

Omdat de accuratesse nogal gevoelig is voor slechte audiokwaliteit en omdat de technologie nog niet perfect is, moet je het automatische transcript nog een keer goed nakijken en corrigeren.

Het voordeel van automatische transcriptie is dat je alleen maar nog hoeft te corrigeren in plaats van dat je de hele tekst moet uitschrijven. Als jouw interviews met goede kwaliteit zijn opgenomen, kun je zo enorm veel tijd besparen en dus meer interviews en minder tijd transcriberen.

Lees hier: 4 Tips om jouw interviews met hoge audiokwaliteit op te nemen

Niet-automatische transcriptie-software

Er zijn een aantal softwaretools die je kunnen helpen tijd te besparen tijdens het uittypen. In een handige editor kun je de tekst snel uittypen, de audio sneller of juist langzamer afspelen en tijdcodes invoegen. Hier een korte overzicht over de meest gebruikelijke programma’s. 

F4 (windows) en f5 (Mac):

F4 en F5 bieden goedkope studentenlicenties (vanaf 25,00€). Het programma is makkelijk bedienen en biedt alle functionaliteiten die je nodig hebt om snel te transcriberen. Zo kun je de tekst makkelijk afspelen en stoppen, je kunt de snelheid van audio instellen, je kunt sprekers makkelijk benoemen, sprekerwisselingen invoegen en tijdcodes worden automatisch ingevoegd.

Dragon Naturally Speaking:

Dragon is een dictatie-software die je op jouw eigen stem kunt trainen. Als de software een keer getraind is, kun je vrijwel foutloos tekst dicteren. Dit wordt re-speaking genoemd. Je zou dus naar jouw interviews luisteren en de tekst opnieuw via Dragon inspreken. Ook commando’s zoals ‘punt’, ‘comma’ en ‘nieuwe alinea’ worden herkend. Dictatie kan veel tijd schelen, alleen ben je wel ook wat tijd kwijt aan het trainen voor jouw eigen stem en moet je even wennen aan ‘re-speaking’ technieken.

Express Scribe:

Express Scribe is een goedkoop programma dat alle basis functionaliteiten voor het transcriberen biedt. Je hebt handige shortcuts waarmee je de audio makkelijk langzamer kunt afspelen of kunt pauzeren. De proefversie is gratis.

Transcriptie-Hardware

Professionele transcribenten werken met hardware die het transcriberen makkelijker kunnen maken. Daarbij horen 2 dingen: Een goede headset (of oortjes) en een voetpedaal.

Voetpedaal om te transcriberen

Een voetpedaal wordt tijdens het transcriberen gebruikt om het geluid makkelijk af te spelen en te stoppen terwijl jouw handen gewoon kunnen blijven typen.

Als je een gesprek van ongeveer 1 uur uittypt, kan het uiteindelijke document vaak 20 tot wel 35 DiN A4 pagina’s lang zijn. Daarbij zul je de audio duizenden keer moeten starten/stoppen. Een voetpedaal zorgt ervoor dat je makkelijker in de ‘flow’ komt en minder vaak wordt onderbroken.

Voetpedalen zijn al onder de 100€ verkrijgbaar. Als je regelmatig moet transcriberen is de investering de moeite wel waard!

In onze ervaringen is dit product het meest geschikt:

Philips ACC2320 - vanaf 89,00

Er zijn ook totaaloplossingen beschikbaar waar je naast een voetpedaal ook meteen een goede koptelefoon en transcriptie-software mee kan kopen zoals bijvoorbeeld:

https://www.coolblue.nl/product/82990/olympus-as-2400-transcriptie-kit.html

Headset of oortjes voor het transcriberen

Audiokwaliteit is een van de meest belangrijke factoren voor transcriptie. De geluidsopname moet goed genoeg zijn dat de mens (of een machine) woorden goed begrijpen, maar ook de geluidsweergave moet goed genoeg zijn om nuances goed te kunnen begrijpen.

Wij raden altijd aan met een koptelefoon of met oortjes te transcriberen. Met speakers van bijvoorbeeld een laptop of mobieltje is het vaak lastig onduidelijk gesproken woord goed te begrijpen. Een goed headset kan een wereld van verschil maken en helpt je makkelijker in de flow te komen.

Naast headsets of oortjes van jouw mobiele telefoon kunnen over-ear koptelefoons met noise-cancellation prettig zijn om je helemaal af te sluiten van de buitenwereld. Coolblue biedt een mooi overzicht van de nieuwste modellen:

https://www.coolblue.nl/hoofdtelefoons/over-ear?ref=631264&cmt=c_a,cp_1356149641,a_54641884739,t_kwd-371322660958,n_g,d_c&gclid=Cj0KCQiA68bhBRCKARIsABYUGidb25Pvixo5zdZT4tIFQ7xzh76a-8zfVwshAmFouLkpQ-3sd4MKEMoaAtVQEALw_wc

Een efficiënt proces om te transcriberen

Het is extreem makkelijk om uren aan tijd te verspillen tijdens het transcriberen. Om dit te voorkomen kun je hier een paar tips vinden die het transcriberen makkelijker maken:

1) Plan tijd in om zo snel mogelijk na het interview te transcriberen.

Het gesprek is dan nog vers in jouw geheugen en je zult merken dat je woorden makkelijker begrijpt en sneller klaar bent met het transcriberen

2)  Vermijd door elkaar praten en het optreden van onderbrekingen.

Het is ontzettend moeilijk en tijdrovend te transcriberen als meerdere mensen door elkaar praten. Gelukkig ben je als interviewer in de lead en kun je beïnvloeden wie wanneer aan het woord is. Wees je daarvan bewust en zorg ervoor dat jouw gesprekspartners niet door elkaar praten.

3) Zorg voor goede geluidskwaliteit

De setting van een gesprek en de opnameapparatuur hebben een grote impact op de geluidskwaliteit. Stille ruimtes (zoals vergaderruimtes) zijn ideaal om interviews en groepsdiscussies op te nemen. Vermijd drukke plekken zoals cafés of bars als het kan. Daarnaast raden wij aan om een goede microfoon te gebruiken om storende geluiden te voorkomen en om de audio-kwaliteit zo hoog als mogelijk te houden.

4) Geef de bestanden duidelijke namen

Veel applicaties om audio op te nemen geven de bestanden namen zoals ‘geluidsopname 1’. Zo verlies je snel het overzicht. Namen zoals ‘Gesprek Jeroen 8. Januari’ zijn veel makkelijker bij te houden

5) Begin ruim voor de deadline met het transcriberen.

Zoals al eerder genoemd kost het transcriberen veel tijd. Het laatste wat je wilt is dat je een paar dagen voor jouw deadline beseft dat je nog ‘even’ moet transcriberen.

6) Plan pauzes in en probeer niet te lang te transcriberen

Na 2-3 uur transcriberen beginnen veel mensen fouten te maken. Dit komt doordat je niet meer scherp bent en dat de ‘sleur’ erin komt. Neem even een pauze of transcribeer de volgende dag verder, want transcriberen vereist optimale focus.

Samenvatting - Transcriptie in een notendop

Transcriptie is een cruciaal onderdeel van kwalitatief onderzoek. Let erop dat je de juiste transcriptie-vorm kiest voor jouw project. Als richtlijn raden wij aan ‘letterlijk’ te transcriberen wanneer de intonatie van de sprekers belangrijk is. Woordelijke transcriptie stelt de inhoud van het gezegde centraal en is makkelijker leesbaar.

Als je het transcriptie-werk liever wil uitbesteden, zorg er dan voor dat je met het juiste bureau samen werkt en dat je jouw opdracht op tijd indient. Plan ook tijd in om de transcripten van het bureau nog na te kijken en om bijvoorbeeld specifieke termen en namen te corrigeren.

Als je zelf wil transcriberen, zorg er dan voor dat je de juiste hulpmiddelen gebruikt om jouw leven een stuk makkelijker te maken. Zet (automatische) transcriptie-software, hardware en een gestructureerd proces in om jouw project op tijd af te ronden en plan genoeg tijd in zodat je niet in de stress komt.

Mocht je nog vragen over transcriptie hebben, stuur ons gerust een berichtje via de chat of naar [email protected].

Klaar om te transcriberen? Lees onze AmberScript Manual, meld je gratis aan en start je free trial