8 tips voor een vergadering

Ben je bezorgd over een aankomende vergadering? Zoveel dingen te bespreken en zo weinig tijd? Als dat het geval is – we leven volledig met je mee! Daarom hebben we een aantal handige tips op een rijtje gezet om te helpen bij het organiseren van productieve vergaderingen.

8 tips voor een vergadering- om zo het meeste er uit te halen

1. Het is erg belangrijk om een duidelijke structuur in gedachten te hebben vóór de start van de vergadering.

Je kan bijvoorbeeld een inhoudsopgave maken en deze in de dia’s zetten of een eenvoudig schema op een whiteboard tekenen. Hoe dan ook, het belangrijkste is dat iedereen weet wat er gaat gebeuren en wanneer.

2. Houd alles kort en bondig.

Het klinkt zo voor de hand liggend en eenvoudig te doen, maar toch volgen maar weinigen dit advies op! Beperk individuele toespraken tot 1-2 minuten. Vergaderingen horen GEEN monologen te zijn.

Ook, als je je mening deelt – ga recht op je doel af. “Tijd is geld” – zeggen ze. Onthoud dat en verspil geen tijd aan kleine details, die iedereen waarschijnlijk meteen zal vergeten.

Dat is niet alles… een goed geplande vergadering moet ongeveer 30-45 minuten duren. Als je vergadering te lang duurt, worden mensen alleen maar moe en verliezen ze hun aandacht. Als je wilt weten waarom, lees dan dit artikel over de magie van vergadering in 30 minuten.

3. Maak geen misbruik van PowerPoint en soortgelijke hulpmiddelen.

Als je iets moet presenteren, vergeet dan niet dat dia’s bedoeld zijn als visueel hulpmiddel.

Heel vaak zien we dat mensen te ver gaan en grote stukken tekst in hun dia’s stoppen. Wat nog erger is, is dat ze de tekst gewoon van de dia’s aflezen!

Dia’s moeten zo weinig mogelijk tekst bevatten. Focus op beelden: foto’s, grafieken, tabellen, enz.

Hier is een artikel dat beschrijft hoe je aantrekkelijke PowerPoint-presentaties kunt maken.

4. De inhoud van de vergadering moet worden samengevat.

Je kunt voor de ouderwetse manier kiezen en aantekeningen maken met pen & papier. Je kunt ook de vergadering opnemen en transcriberen met Amberscript. Hoewel het transcriberen een veel gedetailleerder verslag oplevert, betekent dit niet dat je helemaal geen aantekeningen moet maken!

Een transcript is een document dat de inhoud van de hele vergadering vastlegt, terwijl notities de belangrijkste punten uit de vergadering zijn. Niet alleen dat, maar ook spraakoverlapping en ruis (gebruikelijke problemen van groepsbijeenkomsten) maken het voor software moeilijk om woorden te herkennen.

In dit geval zullen notities nuttig zijn om het transcript aan te passen of verloren informatie terug te vinden.

Meer advies om de vergadering effectief te houden

5. Nodig niet te veel mensen uit.

Meer mensen betekent niet dat er meer dingen gedaan worden. Laten we een voorbeeld nemen. Het is je waarschijnlijk opgevallen, dat wanneer je in een team van 2-3 mensen werkt, je allemaal in een discussie verwikkeld bent en met elkaar meegaat.

Maar wat als je met 10 mensen zou werken? Groepsdenken zou onvermijdelijk zijn, individuele prestaties zouden afnemen en de verantwoordelijkheden zouden minder duidelijk worden.

Dezelfde logica geldt voor vergaderingen. Als je een discussie wilt houden, waarbij iedereen deelneemt en zijn mening deelt, kan je de “2 Pizza Rule” gebruiken.
Deze regel werd bekrachtigd door Jeff Bezos, de CEO van Amazon. Het stelt dat als een team niet kan worden gevoed met 2 pizza’s – dan moet de grootte van een team worden verminderd. Natuurlijk maakt dat de zaken in het echte leven te simpel, maar je krijgt een idee. Indien mogelijk, organiseer een vergadering tussen 5-8 personen.

6. Speel het spel

Speel Phone Stack: de regels zijn eenvoudig. Je verzamelt alle smartphones op een bepaalde plaats in de kamer. Wie het eerst zijn of haar telefoon pakt, moet voor iedereen eten en drinken bestellen.

Dit spel wordt meestal gespeeld in restaurants, maar een vergadering is ook een sociale activiteit! Dit is een geweldige methode om mensen niet afgeleid te laten raken door hun telefoon, en in plaats daarvan de vergadering te volgen.

7. Maak gebruik van online stemmen

Gebruik Shakespeak! Het is heel eenvoudig op te zetten, houdt je publiek bezig en voor het geval het onderwerp controversieel is – alle stemmen kunnen anoniem worden uitgebracht. Om nog maar te zwijgen van het feit dat het geïntegreerd is met PowerPoint, zodat je ook een stemrecht in de dia’s kunt creëren.

8. Bereid een vervolgbericht voor aan alle aanwezigen.

Allereerst, bedank iedereen voor zijn of haar inzet en deelname.

Ten tweede, deel je aantekeningen of transcripties met je collega’s. Het zal er niet alleen voor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit, maar het zal ook dienen als een extra herinnering om aan dingen te gaan werken, die zijn besproken tijdens de vergadering.

Tot slot kan je een aantal van de bestaande templates gebruiken om de follow-up e-mails te versturen. Kijk eens naar enkele voorbeelden, verstrekt door HubSpot.

We hopen dat je een aantal leuke tips hebt opgepikt die je zullen helpen bij het organiseren van effectieve vergaderingen. Veel succes!