8 consigli su come ottenere il massimo dalle tue riunioni di lavoro

Ti senti preoccupato per un’imminente riunione di lavoro? Tante cose da discutere e poco tempo? Se è così, ti capiamo perfettamente! Ecco perché abbiamo preparato un elenco di pratiche che ti aiuteranno a organizzare riunioni produttive.

Indice

1. Quali sono le regole per condurre una riunione di lavoro con successo?
   1. Prima di iniziare la riunione, devi avere una struttura chiara in mente
   2. Comunica il tutto in modo breve e conciso
   3. Non abusare degli strumenti PowerPoint e simili
   4. Devi anche riassumere il contenuto della riunione di lavoro
   5. BONUS: Trascrivi con Amberscript
2. Altri consigli per rendere efficace la tua riunione di lavoro
   1. Non invitare troppe persone
   2. Fate un gioco
   3. Organizza delle votazioni online
   4. Prepara un messaggio follow-up per tutti i partecipanti

Quali sono le regole per condurre una riunione di lavoro con successo?

1. Prima di iniziare la riunione, devi avere una struttura chiara in mente.

Puoi creare un indice e inserirlo nelle diapositive oppure disegnare un semplice schema su una lavagna. Qualunque sia il modo che preferisci, la cosa più importante è che tutti sappiano cosa succederà e quando.

2. Comunica il tutto in modo breve e conciso.

Sembra così ovvio e semplice da fare, eppure pochi di noi seguono questo consiglio! Limita i monologhi a 1-2 minuti. Le riunioni NON devono essere un discorso individuale o un monologo. Inoltre, quando condividi la tua opinione, vai dritto al punto. Si dice che “il tempo è denaro”. Ricordalo e non perdere tempo in dettagli secondari, che tutti dimenticheranno immediatamente.

Non è tutto… una riunione ben pianificata dovrebbe durare circa 30-45 minuti. Se la riunione è troppo lunga, non farai altro che stancare le persone e perdere la loro attenzione. Se vuoi sapere perché, leggi questo articolo sulla magia delle riunioni di 30 minuti.

3. Non abusare degli strumenti PowerPoint e simili.

Se devi presentare qualcosa, ricorda che le diapositive devono essere un supporto visivo. Molto spesso vediamo che le persone esagerano e inseriscono grandi quantità di testo nelle loro diapositive. La cosa peggiore è che si limitano a leggere il testo delle diapositive! Le diapositive dovrebbero contenere meno testo possibile. Concentrati sui contenuti visivi: immagini, grafici, tabelle, ecc.

Ecco un articolo che descrive come creare presentazioni PowerPoint accattivanti.

4. Devi anche riassumere il contenuto della riunione di lavoro.

Puoi scegliere il vecchio stile e prendere appunti con carta e penna. In alternativa, puoi registrare la riunione e trascriverla con Amberscript. Sebbene la trascrizione fornisca un resoconto molto più dettagliato, non escludere ancora una volta la presa di appunti!

Una trascrizione è un documento che cattura il contenuto dell’intera riunione, mentre i tuoi appunti saranno i messaggi principali. Non solo, ma la sovrapposizione del parlato e il rumore (problemi tipici delle riunioni di gruppo) rendono difficile il riconoscimento delle parole da parte del software.

È qui che i tuoi appunti ti saranno utili per apportare modifiche alla trascrizione o per recuperare le informazioni perse.

BONUS: Trascrivere con Amberscript

1. Crea un account
2. Carica il tuo file
3. Indica il numero di parlanti e la lingua dell’audio.
4. Seleziona il tipo di trascrizione (Amberscript offre trascrizioni professionali e automatiche).
5. Se hai scelto la trascrizione automatica, il tuo file sarà pronto in pochi minuti. Se preferisci una trascrizione accurata al 100%, seleziona il servizio professionale e il tuo testo sarà pronto in un massimo di 5 giorni lavorativi.
6. A questo punto puoi modificare il file se vuoi, correggendo piccoli errori, evidenziando le parti più importanti e cambiando il nome dei relatori. Questo passaggio è importante per adattare il tuo contenuto all’esperienza di lettura. Se stai utilizzando un servizio di trascrizione automatico, puoi rimuovere tu stesso le ripetizioni. Se invece preferisci affidare il lavoro a terzi, puoi affidarti ai nostri servizi di trascrizione professionali e ordinare lo stile “formato lettura”. 
7. Esporta il tuo file in formato testo. Puoi scegliere se includere i segnatempi o se ometterli.
8. Fatto!

Altri consigli per rendere efficace la tua riunione di lavoro

5. Non invitare troppe persone.

Un maggior numero di persone non significa che verranno fatte più cose. Facciamo un esempio reale. Probabilmente avrai notato che quando si lavora in un team di 2-3 persone, si è tutti concentrati nella discussione e ci si segue a vicenda.

E se invece lavorassi con 10 persone? Prendere decisioni in gruppo sarebbe inevitabile, le prestazioni individuali diminuirebbero e le responsabilità diventerebbero meno chiare. La stessa logica si applica alle riunioni di lavoro. Se vuoi una discussione in cui tutti partecipano e condividono la propria opinione, puoi usare la “regola delle 2 pizze“.

Questa regola è stata approvata da Jeff Bezos, il CEO di Amazon. Essa stabilisce che se un team non può essere nutrito con due pizze, allora le dimensioni del team devono essere ridotte. Ovviamente questo semplifica eccessivamente i casi reali, ma rende l’idea. Quando è possibile, organizza una riunione tra 5-8 persone.

6. Fate un gioco.

Puoi giocare a Phone Stack, le regole sono semplici. Raduna tutti gli smartphone in un determinato punto della stanza. Chi prende per primo il proprio telefono, deve ordinare cibo e bevande per tutti.

Questo gioco viene solitamente praticato nei ristoranti, ma anche una riunione è un’attività sociale! Questo è un ottimo metodo per demotivare le persone a distrarsi con i loro telefoni, invece di seguire la riunione.

7. Organizza delle votazioni online.

Usa Shakespeak! È molto semplice da configurare, tiene il pubblico impegnato e, nel caso in cui l’argomento sia controverso, tutti i voti possono essere espressi in forma anonima. Per non parlare del fatto che si integra con PowerPoint, quindi puoi anche creare una votazione direttamente nelle tue slide.

8. Prepara un messaggio follow-up per tutti i partecipanti.

Innanzitutto, ringrazia tutti per l’impegno e la partecipazione. Poi, condividi gli appunti o le trascrizioni con i tuoi colleghi. Questo non solo assicurerà che tutti siano sulla stessa pagina, ma servirà anche come ulteriore promemoria per lavorare sulle cose discusse durante la riunione.

Infine, puoi utilizzare alcuni dei modelli esistenti per inviare le tue e-mail di follow-up. Dai un’occhiata ad alcuni esempi forniti da HubSpot.

Ci auguriamo che tu abbia raccolto alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a organizzare riunioni di lavoro efficaci. Buona fortuna!