La meilleure façon de conserver votre prise de notes de réunion et autres documents de travail

Esmay Drieduite, 30 Mars 2020

prise de notes

La transcription, la prise de notes de réunion à partir d’enregistrements audio et les enregistrements d’appels téléphoniques peuvent vous faire gagner du temps et rendre plus accessibles les informations précieuses que vous avez échangées verbalement. Nous vous montrerons comment utiliser cette technologie pour accroître votre productivité en télétravail.

Télétravail, travail flexible ou travail à distance : c’est une tendance qui prend d’assaut de nombreux secteurs et qui s’applique à de plus en plus de situations professionnelles. Il est facile de trouver une connexion internet dans presque tous les coins du monde, ce qui signifie que les voyages d’affaires coûteux deviennent presque obsolètes. Les collègues peuvent travailler au-delà des frontières avec peu ou pas d’effort ; cela permet des horaires de travail flexibles et donc aussi de combiner facilement le travail avec, par exemple, la vie de famille.

Bien que le travail à domicile semble idéal, la coordination de la communication au sein des équipes ainsi qu’à l’échelle de l’entreprise pourrait être délicate. Les réunions et les conférences peuvent se dérouler en ligne, mais comment se passe la prise de notes ? Comment garder une trace des appels téléphoniques importants ? Comment diffuser des informations ou des contenus de formation à ceux qui ne peuvent pas être présents lors d’un appel vidéo à un moment donné ?

Chez Amberscript, nous construisons des moteurs d’IA qui permettent aux utilisateurs de transcrire automatiquement des fichiers audio et vidéo en fichiers texte. Nos logiciels aident les entreprises et les particuliers à gagner du temps et à disposer d’un enregistrement écrit précis de leurs communications verbales, qu’elles aient lieu en personne ou en ligne. Voici quatre exemples de la manière dont notre technologie peut améliorer la communication au sein de vos équipes à distance.

1. Prendre des notes de réunion efficacement – l’IA est là pour vous aider !

Avez-vous 5 réunions en ligne par jour et pas le temps de prendre des notes ? Comment pouvez-vous facilement revenir sur ce qui a été discuté lors de l’une de ces réunions et récupérer des informations précieuses ?

Notre suggestion est d’enregistrer au moins les réunions importantes et de les transcrire rapidement à l’aide d’un logiciel de transcription automatique. Si vous utilisez un logiciel comme Amberscript, les informations seront disponibles en format texte et pourront être facilement stockées.
Un autre avantage est qu’en utilisant notre éditeur en ligne, vous pouvez rechercher dans le texte, mettre en évidence certain passages, l’éditer et faire rapidement un résumé de la réunion pour le partager avec vos collègues. 

L’autre solution consiste à utiliser des modèles de notes de réunion, mais si vous pouvez utiliser la technologie pour gagner du temps et avoir des comptes rendus plus précis de vos discussions, alors pourquoi pas ?

Comment enregistrer un appel vidéo sur Zoom, Skype, Hangouts ou avec votre ordinateur

2. Garder la trace des informations échangées lors des appels téléphoniques

Lorsque vous travaillez à distance, vous devrez probablement passer beaucoup plus d’appels téléphoniques, pour parler à votre patron, à un superviseur ou à un collègue. Vous aurez peut-être besoin d’expliquer de nouvelles méthodes de travail ou d’intégrer un nouveau collègue. Tout ce qui est dit lors de ces appels peut être très important et difficile à retenir au fur et à mesure de la conversation. Si vous enregistrez l’appel téléphonique, vous pouvez télécharger l’enregistrement sur Amberscript et obtenir une transcription textuelle. De cette façon, vous ne manquerez aucune information importante.

N’oubliez pas d’obtenir le consentement de la personne de l’autre côté de la ligne pour l’enregistrer !

Comment enregistrer un appel téléphonique

3. Transcription de la voix – Prenez des notes vocales et conservez la trace écrite !

Vous aimez faire du brainstorming à voix haute mais vous oubliez parfois de prendre des notes ? Commencez à enregistrer votre voix et téléchargez simplement l’enregistrement sur Amberscript. Notre outil vous permet de transcrire des mémos vocaux et est très simple. Nous veillerons à ce que vos pensées soient converties en notes et qu’aucune bonne idée ne soit perdue !

4. Créer des vidéos pédagogiques et des formations

Si vous devez adopter de nouveaux processus ou intégrer de nouveaux employés, le travail à domicile peut vous amener à fournir des vidéos d’instruction ou du matériel de formation en ligne. Il peut être difficile pour ceux qui regardent le contenu de traiter toutes les informations. Alors pourquoi ne pas offrir la possibilité à vos collègues de télécharger le contenu vidéo ou audio sur AmberScript, afin qu’ils puissent disposer d’une version textuelle du contenu ? Cela permet de gagner du temps dans la rédaction de guides et de manuels longs et détaillés.

Comme vous pouvez le constater, notre logiciel peut faciliter le travail à distance de nombreuses façons. L’automatisation des notes de réunion, l’enregistrement des appels téléphoniques et l’utilisation de la transcription vocale peuvent améliorer votre routine de travail, c’est prouvé ! Alors, rendez-vous sur notre outil en ligne et faites transcrire gratuitement vos 30 premières minutes de contenu audio/vidéo !

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