8 conseils pour tirer le meilleur parti de votre réunion de travail

Andrei Cucleschin, 26 août 2019

Vous vous sentez anxieux à propos d’une prochaine réunion de travail ? Tant de choses à discuter et si peu de temps ? Si tel est le cas, nous sommes totalement compatissants à votre égard ! C’est pourquoi nous avons préparé une liste des pratiques qui vous aideront à organiser des réunions productives.

Quelles sont les choses à savoir pour conduire à bien une réunion de travail ?

1. Il est très important d’avoir une structure claire à l’esprit avant le début de votre réunion d’affaires.

Vous pouvez créer une table des matières et la mettre dans vos diapositives ou dessiner un schéma simple sur un tableau blanc. Quelle que soit la manière que vous préférez, le plus important est que tout le monde sache ce qui va se passer et quand.

2. Restez bref et concis.

Cela semble tellement évident et simple à faire, mais très peu de personnes suivent ce conseil !

Limitez les discours individuels à 1 ou 2 minutes. Les réunions de travail ne sont PAS censées être des présentations individuelles ou des monologues.

De plus, lorsque vous partagez votre opinion, allez droit au but. «Le temps, c’est de l’argent», disent-ils. Souvenez-vous de cela et ne perdez pas de temps sur des détails mineurs, que tout le monde oubliera immédiatement.

Ce n’est pas ça… une réunion d’affaires bien planifiée devrait durer entre 30 et 45 minutes. Si votre réunion est trop longue, vous ne ferez que fatiguer les gens et leur faire perdre leur attention. Si vous voulez savoir pourquoi, lisez cet article sur la magie des réunions de 30 minutes.

3. N’abusez pas de PowerPoint et des outils similaires.

Si vous avez besoin de présenter quelque chose, rappelez-vous que les diapositives sont destinées à être votre aide visuelle.

Très souvent, nous voyons que les gens vont trop loin et mettent de gros paragraphes dans leurs diapositives. Ce qui est encore pire, c’est qu’ils lisent simplement le texte des diapositives !

Les diapositives doivent inclure le moins de texte possible. Restez concentré sur les visuels: images, graphiques, tableaux, etc.

Voici un article qui décrit comment créer des présentations PowerPoint attrayantes.

4. Vous devez également résumer ce qui a été dit durant votre réunion de travail.

Vous pouvez choisir la méthode à l’ancienne et prendre des notes avec un stylo et du papier. Vous pouvez également enregistrer votre réunion et la retranscrire avec Amberscript. Bien que la transcription fournisse un enregistrement très détaillé, ne rayez pas encore la prise de notes !

Une transcription est un document qui capture le contenu de toute la réunion, tandis que vos notes seront vos principaux messages à emporter. Non seulement ça, mais aussi le chevauchement de la parole et du bruit (problèmes habituels des réunions de groupe) empêchent le logiciel de reconnaître les mots.

C’est là que vos notes seront utiles pour apporter des modifications à votre transcription ou récupérer des informations perdues.

Plus de conseils pour que votre réunion d’affaires reste efficace

5. N’invitez pas trop de personnes.

Plus de gens ne veut pas dire que plus de choses seront faites. Prenons un exemple concret. Vous avez probablement remarqué que lorsque vous travaillez dans une équipe de 2 à 3 personnes, vous êtes tous engagés dans une discussion et vous vous suivez les uns les autres.

Maintenant, et si vous travailliez avec 10 personnes ? La pensée de groupe serait inévitable, la performance individuelle diminuerait et les responsabilités deviendraient moins claires.

La même logique s’applique aux réunions de travail. Si vous voulez une discussion, où tout le monde participe et partage son opinion, vous pouvez utiliser la «règle des 2 pizzas».

Cette règle a été approuvée par Jeff Bezos, le PDG d’Amazon. Il déclare que si une équipe ne peut pas être nourrie avec 2 pizzas, alors la taille d’une équipe doit être réduite. Bien sûr, cela simplifie à l’extrême les cas réels, mais vous voyez l’idée. Lorsque cela est possible, organisez une réunion entre 5 et 8 personnes.

6. Jouez le jeu

Play Phone Stack : les règles sont simples. Vous rassemblez tous les smartphones à un certain endroit de la pièce. Celui qui prend son téléphone en premier doit commander de la nourriture et des boissons pour tout le monde.

Ce jeu se joue généralement dans les restaurants, mais une réunion est aussi une activité sociale ! C’est une excellente méthode pour démotiver les gens afin de se distraient sur leur téléphone, au lieu de suivre la réunion.

7. Créer des votes en ligne

Utilisez Shakespeak ! Il est très simple à configurer, maintient votre public engagé et au cas où le sujet serait controversé, tous les votes peuvent être effectués de manière anonyme. Sans oublier qu’il s’intègre à PowerPoint, vous pouvez donc également créer un vote directement dans vos diapositives.

8. Préparez un message de suivi pour tous les participants.First, thank everyone for their effort and participation.

Tout d’abord, remerciez les tous pour leurs efforts et leur participation.

Deuxièmement, partagez vos notes ou vos transcriptions avec vos collègues. Cela garantira non seulement que tout le monde est sur la même longueur d’onde, mais servira également de rappel supplémentaire pour travailler sur les choses discutées lors de la réunion.

Enfin, vous pouvez utiliser certains des modèles existants pour envoyer vos e-mails de suivi. Jetez un œil à quelques exemples fournis par HubSpot.

Nous espérons vous avoir donné de bons conseils qui vous aideront à organiser vos réunions de travail de façon plus efficace. Bonne chance !

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